Effectieve en inclusieve hybride vergaderingen
Het organiseren van effectieve en inclusieve hybride vergaderingen is belangrijk om jou en jouw team te helpen productief en verbonden te blijven. In deze one-pager worden tips gegeven voor het organiseren en houden van effectieve en inclusieve hybride vergaderingen en hoewel de tips specifiek zijn voor hybride en online vergaderingen, kunnen ze ook worden toegepast op bijna elke vergadering. Het beste van alles is dat de tips eenvoudig toe te passen zijn.

Met een paar goede gewoonten kunnen we allemaal vandaag al beginnen hybride vergaderingen beter te maken. Het is dus jouw taak om met jouw collega’s in gesprek te gaan en te leren hoe je kunt helpen om hybride vergaderingen inclusiever en effectiever te maken!

Deze one-pager is tot stand gekomen door een samenwerking tussen Digital Workplace en Ditox.
Ook is er veel informatie gebruikt uit de learning week webinar ‘Effectief hybride vergaderen.


  1. Denk na wat je wilt bespreken (doel) en met wie. Bedenk of dit echt een overleg moet zijn of kan het misschien ook anders
    (bv. een chat, post of e-mail)?
  2. Kijk in de agenda en plan het overleg in Outlook en respecteer daarbij andermans agenda.
  3. Kijk goed naar welke activiteit je gaat doen en kies dan bewust voor een fysieke, virtuele of hybride meeting en de tijd die je denkt nodig te hebben. Plan meetings van max. 25/55 min.
  4. Zorg dat iedereen goed voorbereid kan deelnemen.
    Vermeld in de uitnodiging daarom:
    Het doel van het overleg
    Wat je verwacht van de genodigden als voorbereiding
    Een agenda of onderwerp
    De link naar een Microsoft Teams overleg en/of overleglocatie
    Start met het stellen van vragen in een MS Teams site, deel en upload gerelateerde documenten (bij voorkeur via een link)
  5. Zeg nee tegen de meeting als je denkt geen bijdrage te kunnen leveren.
  1. Start de vergadering op tijd en maak deze hybride door te klikken op de MS Teams links in de uitnodiging.
  2. Zet je camera en geluid aan.
  3. We werken met een voorzitter/facilitator die zorg draagt dat alle on- en offline aanwezigen evenredig aan bod komen.
  4. Je kunt schermdelen* gebruiken om te presenteren.
  5. Maak gebruik van OneNote of Planner voor maken van notities/notulen.
  6. Vermijd onderlinge gesprekken tussen de collega’s in de vergaderzaal.
  7. Als sommige collega’s online deelnemen, overweeg dan of iedereen online moet deelnemen om het speelveld gelijk te trekken. Of begin de vergadering met een toezegging tot inclusiviteit voor de online deelnemers.
  8. Zorg ervoor dat iedereen, zowel in de zaal als online, zichtbaar is. Tip: iedereen in de vergaderzaal kan ook nog separaat inloggen en zijn camera aanzetten.
  9. Kies voor een V- of halve cirkel opstelling zodat iedereen goed zichtbaar en hoorbaar is.
  10. Als je een presentatie wilt delen, open dan PowerPoint op je laptop als een diavoorstelling en deel je venster in Teams. Gebruik niet de share a PowerPoint optie in Teams. Wil je een presentatorview hebben, breid dan je scherm uit zodat je de presentatorview op je laptop hebt.
  11. Als er een whiteboard in de ruimte aanwezig is, gebruik het dan niet als je de camera niet op het whiteboard kunt inzoomen, omdat online deelnemers dit niet kunnen lezen. Je kan wel gebruik maken van de digitale Microsoft whiteboard applicatie. Nadeel, je kan de online deelnemers dan niet op het scherm zien.
  12. Gebruik de toets fn+F8 om jouw scherm uit te breiden, te dupliceren of alleen jouw tweede/laptopscherm te gebruiken.
*Bij een hybride (of fysieke) vergadering deel je de presentatie/Teams ook via het beeldscherm in de zaal.
Deel aantekeningen, documenten en /of actiepunten via MS Teams of OneNote. Deel bij voorkeur geen documenten maar linkjes naar documenten.
Ben je bewust van wie er deelneemt in de meeting,
voordat je informatie gaat delen.
Zorg dat je geen gevoelige informatie open hebt staan
als je jouw scherm gaat delen.
Zorg er voor dat onbevoegden jouw teams gesprekken niet kunnen horen.



Meer informatie is te vinden
via Abby of op de MyIT portal:
AV middelen startpagina.